Methodeneinführung

Die Universität Bern hat im Bereich Verwaltungsdirektion ein Projektportfolio-Management sowie HERMES als Projektmanagementmethode erfolgreich eingeführt.

Für die Einführung der Methode und die damit verbundenen Projektleitungs- und Supportaufgaben unterstützte ein Mitarbeiter der BKI AG als externer Partner.

Aufgrund des breiten Anwendungsgebietes der Methode HERMES hat die Universität Bern auf eine umfassende Methoden-Evaluation verzichtet. Stattdessen lag der Fokus auf der Adaption von HERMES auf die Bedürfnisse der Universität Bern.

Das Projekt orientierte sich an folgenden Zielen:

• Die Führung der Verwaltungsdirektion (VD) hat einen Überblick über die geplanten und laufenden Projekte und ist zu jeder Zeit hinreichend über deren Stand informiert.
• Ein systematischer Entscheidungsprozess bezgl. Initiierung, Freigabe und Änderungen der Projekte in der VD ist eingeführt.
• Ein auf die Strategie der Universität und der VD ausgerichtetes Projektportfolio, welches sich an der Ressourcenverfügbarkeit orientiert, ist erstellt.
• Ein stufengerechter Reportingprozess zuhanden der Universitätsleitung (Multiprojektmanagement, Change-Request) ist installiert.
• Eine einheitliche und verbindliche Projektsystematik inkl. Klassifizierung (z.B. nach Projektgrössen, Risiken, Abhängigkeiten, Terminen etc.) ist innerhalb der VD installiert.

Projektvorgehen

Das Projekt orientierte sich ab der Konzeptphase an der Projektmanagementmethode HERMES 5.

Phase Konzept / Realisierung

Nach einem halbtägigen Kick-off Meeting fand die Erarbeitung der Konzepte agil in regelmässigen Kernteam-Sitzungen sowie mehreren halbtätigen Workshops zur Ergebnisprüfung mit den Fachausschuss-Mitgliedern statt. Die Hauptergebnisse, das PM-Handbuch bzw. das PPM-Handbuch, wurden in mehreren Iterationen sukzessive weiter detailliert. Ein PMO (Kompetenzzentrum Projektmanagement) wurde neu in der Organisation etabliert sowie die organisatorischen Voraussetzungen für die kontinuierliche Projektportfolio-Steuerung durch das PPM-Board geschaffen.

Einführung

In der Phase Einführung wurden acht Pilotprojekte eng durch die BKI begleitet, um den Praxistransfer sicherzustellen und um die Tauglichkeit des PMO und der Hilfsmittel laufend zu prüfen. Es wurden mehrere Veranstaltungen im Sinne des Erfahrungsaustauschs mit Projektleitenden der Pilotprojekte durchgeführt. In einem halbtätigen Workshop gegen Ende der Phase wurden Massnahmen zur weiteren Optimierung des Projektmanagements erarbeitet, welche bis zum Projektabschluss laufend umgesetzt wurden beziehungsweise als offene Tasks in die Verantwortung des PMO übergingen. Weiter profitierte die Universität Bern in mehreren Kursdurchführungen zu HERMES von der weitreichenden Ausbildungskompetenz der BKI. In der Pilotphase tagte das Projektportfolio-Gremium (PPM-Board) quartalsweise, die Prozesse und Hilfsmittel wurden laufend überprüft und angepasst.

Beitrag der BKI AG

Für dieses bedeutende Vorhaben übernahm die BKI die Rolle des Projektleiters. Das Führen des Fachausschusses und die Unterstützung bei der Durchführung der Projektausschuss-Sitzungen waren weitere relevante Aufgaben der BKI und wichtige Erfolgsfaktoren für das Projekt. Zudem hat BKI Workshops wirksam moderiert und in der Phase Einführung die Projektleitenden aktiv bei der Methodenanwendung unterstützt.

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