Bundesamt für Statistik

In rund 40 Bundesstellen und weiteren, dem Bundesstatistikgesetz unterstellten Körperschaften und Statistikinstitutionen wie der Schweizerischen Nationalbank oder dem Schweizerischen Bauernverband, werden wichtige statistische Informationen erarbeitet. Sie dienen insbesondere der Planung und Steuerung wichtiger Politikbereiche. Weiter führen die Mehrzahl der Kantone und einige grössere Städte eigene regionale Statistikstellen.

Aufgrund der dezentralen Struktur dieses Systems kommt der Koordination eine besondere Bedeutung zu. Das BFS ist als Kompetenzzentrum der öffentlichen Statistik auf Bundesebene für die Koordination zuständig. Es führt und betreut die entsprechenden Gremien.

Agiles Arbeiten umsetzen

Um die Zusammenarbeit zwischen den Teams Innovation und Produktion zu optimieren und das Agile Arbeiten zu fördern, hat das BFS ein Organisationsprojekt initiiert. Das Projekt hatte zum Ziel, agile Arbeitsmethoden bei den Teams einzuführen und eine Organisations­form zu finden, welche den Übergang von den Produkten der Innovation in die Produktion vereinfacht sowie den Informationsaustausch zwischen den Teams gewährleistet.

Zieldefinition:

• Schulung der Mitarbeitenden, um die Grundlage für agile Arbeitsweisen zu schaffen. Durch Coaching und Begleitung lernt das Projektteam verschiedene agile Techniken kennen und diese auf die individuellen Bedürfnisse anzupassen.
• Experimentelles Arbeiten durch den Einsatz verschiedener Methoden und Frameworks unterstützt die Findung der geeigneten Arbeitsweise.
• Einsatz von Tools für agiles Arbeiten und Anpassung der Tools für den produktiven Einsatz.
• Aufbau der geeigneten Kompetenzen und Entwicklung eines flexiblen Produktionsprozesses für SHIVALV (Verläufe im System der sozialen Sicherheit).
• Beitrag zur Innovationsfähigkeit.
• Zusammenstellung von Lessons Learned zur Vorbereitung des Wissenstransfers in der Sektion, der Abteilung und – falls gewünscht – im Amt.

Projektvorgehen

Da die Teammitglieder über wenig bis keine Erfahrung in agilen Projekten verfügten, startete das Projekt nach dem Kick-Off mit Schulungen und Workshops zur Anwendung agiler Methoden. Anschliessend wurde innerhalb des Organisationsprojekts die Zusammenarbeit der beiden Teams geregelt und im Laufe des Projekts fortwährend justiert. Folgende agile Arbeitsmethoden wurden experimentell angewendet:

• KANBAN
• Scrum
• Design Thinking
• Lean Start Up
• Interaction Design

Die folgenden Ausführungen fokussieren auf die durch die beiden Teams ermittelten Vorteile der getesteten Methoden.

KANBAN

Für folgende Einsatzgebiete wurde KANBAN bevorzugt eingesetzt:

• den Workflow visualisieren
• parallele Arbeiten begrenzen
• Durchlaufzeiten messen und optimieren: Workflow-Management
• Prozessrichtlinien ausformulieren
• Feedbackschlaufen einbauen
• die Zusammenarbeit verbessern

Für die Teams brachte KANBAN, unabhängig vom eingesetzten Tool, folgende Vorteile:

• Visualisierung
• Arbeitsfluss
• Gesamtübersicht
• Parallelisierung
• Verbindlichkeit
• Vorbereitung
• Effizient

Das KANBAN-Board fördert den Arbeitsfluss und erhöht damit die Effizienz.

Scrum

Für das Team Produktion brachte der Einsatz von Scrum folgende Vorteile:

• Regelmässigkeit
• Austausch durch Zeremonien
• Problemmanagement
• Abstimmung mit anderem Team
• Schätzungen mit Storypoints

Design Thinking:

Die Vorteile des Design Thinking Prozesses waren die klar geregelte Zusammenarbeit der beiden Teams und die Fokussierung auf die Fragestellungen der jeweiligen Phasen I bis V. Zudem rückt mit dieser Methode der Stakeholder mehr in den Vordergrund. Im Zentrum des Design Thinking Prozesses steht der Kunde mit seinen Bedürfnissen. In einem iterativen Prozess nähert man sich diesem Bedürfnis an.

Lean Start Up:

Die Verschlankung führt zu mehr Effizienz und schnelleren Durchlaufzeiten. Für eine grobe Innovation oder Ideenfindung eignet sich der offenere Lean Startup Prozess sehr gut. Er ist einfach und schnell anwendbar.

Interaction Design:

Dieser Prozess stellt den Stakeholder sehr stark in den Mittelpunkt und gibt Anhaltspunkte, wie dieser im Fokus bleibt. 

Das Projekt wurde mit der Methode HERMES 5 agil durchgeführt und gemäss der Ausschreibung in drei Phasen gegliedert:

Beitrag der BKI AG

Die BKI AG unterstützte als Beraterin die agile Transformation. Das BFS profitierte von der hohen Methodenkompetenz in HERMES sowie den verschiedenen agilen Methoden. BKI hat grosse Erfahrung, Projektteams zu beraten und Mitarbeitende zu befähigen.

Weiter profitierte das BFS von der Einführung und Anwendung folgender Kreativitäts­techniken:

• Crazy Eight
• 6 Thinking Hats

Zitat: Frank Schubert BFS: „Ich profitiere immer noch enorm von deinem Engagement und erlebe täglich, wie weit wir mit dem damaligen Setup im Vergleich zu anderen bereits gekommen sind!"

Ihr Kontakt