Erfolgsgeschichte Stadt Baden

Projektpriorisierung der Stadt Baden

Erfahrungsbericht

Der Stadtrat Baden verantwortet als Exekutive das Projektportfolio aus strategischer Sicht. Damit die finanzpolitischen Ziele erreicht werden, müssen künftige Investitionen priorisiert werden. Wie stellt die Stadt Baden sicher, dass die RICHTIGEN Projekte budgetiert, initialisiert und umgesetzt werden?

Als Basis für das Projekt zur Erarbeitung des neuen Prozesses zur Projektpriorisierung formulierte der Stadtrat die folgende übergeordnete Zielsetzung: „Grundlagen schaffen für die nachhaltige Finanzpolitik zur Sicherung des Handlungsspielraums der Stadt Baden“.

Lösungsbeschreibung

Die Lösung besteht aus dem Projektpriorisierungsprozess und der entsprechenden Organisation mit Rollendefinition, klaren Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeit.

Für den Priorisierungsprozess wurden verschiedene Lösungsansätze erarbeitet, wobei die Variante „3-stufiges Beurteilungsverfahren“ gewählt wurde.

Stufe 1: Selbstbeurteilung in den Abteilungen anhand einheitlicher Bewertungskriterien mit dem Ziel, die Top-10 Projekte pro Abteilung einzugrenzen.

Stufe 2: Beurteilung auf Ebene Verwaltung. Bei Bedarf vertiefte Prüfung der Bewertung oder Präsentation durch Vertreter der Abteilung, aus welcher der Projektsteckbrief stammt.

Stufe 3: abschliessende Beurteilung des Antrags und Entscheidung durch Exekutive.

Das Projektteam erarbeitete die Bewertungskriterien gemeinsam in Workshops. Mit Simulationen wurden die Kriterien anhand von konkreten Projekten geprüft. BKI AG stellte dazu entsprechende Hilfsmittel zur Verfügung. Mit diesem Vorgehen erreichte man eine breite Akzeptanz für das neue Bewertungssystem.

Für eine einheitliche Projektbewertung benötigt es bereits aussagekräftige Informationen über das Vorhaben. Um diese festzuhalten, wurde ein einheitlicher Projektsteckbrief entwickelt. Dieser beinhaltet unter anderem eine grobe Projektbeschreibung, die beteiligten Abteilungen, Abhängigkeiten zu anderen Projekten und eine erste, grobe Kostenindikation.

Einführungsmassnahmen

Um den neuen Prozess zur Projektpriorisierung bekannt zu machen und die Akzeptanz zu fördern, wurde ein auf die unterschiedlichen Stakeholdergruppen ausgerichteter Kommunikationsplan erstellt und kurze Trainings für den Umgang mit dem neuen Projektsteckbrief durchgeführt.

Erfahrungen und Nutzen

Der neue Prozess wurde grundsätzlich positiv aufgenommen. Durch die stringente Orientierung an den finanzpolitischen Vorgaben resultierte eine priorisierte und deutlich verkürzte Projektliste, die dem Stadtrat zur Freigabe vorgelegt wurde. Durch die klare Struktur des neuen Prozesses wurde in den Diskussionen inhaltlich fundiert und nachvollziehbar argumentiert.

Folgender Nutzen wurde mit dem neuen Prozess erreicht:

  • Die effiziente Investitionsplanung basiert auf einer optimierten Projektliste
  • Die abteilungsübergreifenden Abhängigkeiten werden sichtbar, da die Beteiligung im Projektsteckbrief ausgewiesen wird
  • Es findet eine bewusste Auseinandersetzung mit anderen Projekten bzw. beteiligten Abteilungen statt
  • Das mehrstufige Vorgehen zur Projektbewertung integriert die verschiedenen Interessen

Beitrag der BKI AG

Die BKI AG hat den Auftraggeber, die Projektleitung und das Projektteam vom Projektstart bis zum Projektabschluss beratend unterstützt und aktiv an der Erarbeitung der Lösungselemente mitgewirkt. Bei der Schulung der Mitarbeitenden profitierte die Stadt Baden zudem von der Erfahrung der BKI AG im Bereich Training und Ausbildung.

Informationen zum Projektportfoliomanagement

Ihr Kontakt

Bernhard Kruschitz